Integracja z Exact Online
Jednym z zagadnień, które Romass musiał wdrożyć, była integracja ich systemu ERP “Exact Online” z usługami terenowymi Wello Solutions. Dane, takie jak klienci, pracownicy, części i ceny są zarządzane w Exact. Zlecenia pracy, planowanie i realizacja usług w terenie są realizowane w Wello Solutions Field Service. Dzięki połączeniu tych dwóch systemów za pośrednictwem natywnego konektora Wello Solutions, cały proces zajął mniej niż 2 minuty. Od pierwszego zlecenia do końcowej faktury, integracja jest doskonale uregulowana i zautomatyzowana.
“Oszczędza nam to wiele pracy i pozwala oferować lepsze i bardziej przejrzyste usługi naszym klientom” – mówi Maikel. Technicy Romass mogą teraz rejestrować wszystko w aplikacji Wello Solutions Field Service. Gdy tylko klient złoży podpis na tablecie technika, dane są natychmiast przesyłane do Exact i gotowe do wystawienia faktury. “Wszyscy są zadowoleni i zaoszczędziliśmy mnóstwo czasu” – mówi Brouwer.
Brakuje Ci części zamiennej? To nie problem!
Czasami technicy są już na miejscu, kiedy zauważają, że instalacja lub naprawa nie może zostać wykonana bez dodatkowych części, których nie mają pod ręką. Do tej pory procedury administracyjne, które trzeba było wówczas wykonać, obejmowały rozmowy telefoniczne, e-maile i mnóstwo papierkowej roboty między technikiem, klientem, a wreszcie pracownikami zaplecza, którzy kontaktowali się z dostawcą.
Zbędne opóźnienia, nieprawidłowe zamówienia i ważne szczegóły, o których zapomniano, gdy nadszedł czas fakturowania, były częścią tego procesu. Teraz to wszystko się zmieniło. Korzystając z aplikacji Wello Solutions Field Service, technicy mogą teraz składać bezpośrednie zamówienia, które są dostosowane do ich zleceń i klientów. Wszystkie dane są dostarczane z należytą starannością i są niezwłocznie dostępne dla księgowych i pracowników wewnętrznych.
Komunikacja zwiększająca zaufanie
“Wello Solutions pozwala nam także automatycznie komunikować się z naszymi klientami w czasie zbliżonym do rzeczywistego.” W oparciu o określone triggery serwisowe, klienci otrzymują automatyczne potwierdzenia aktywności, wizyt lub raportów serwisowych na swoją skrzynkę pocztową. “Może się to wydawać drobnym szczegółem, ale w relacji z klientem zwiększa to zaufanie” – wyjaśnia Brouwer.
Od wdrożenia do pierwszej faktury już w 2 tygodnie
Kiedy ROMASS dołączył do Wello Solutions, zapisał się także na kilka sesji szkoleniowych. Po wstępnej sesji, podczas której zespół zajął się konfiguracją aplikacji do potrzeb ROMASS, rozpoczęła się część praktyczna.
“Przyjęliśmy to z ulgą – aplikacja jest niezwykle przyjazna dla użytkownika. Niemniej jednak, jako że był to nowy sposób pracy dla wielu naszych techników, uznałem za ważne, aby w drugim kroku zapewnić szkolenie. Technicy lubią teraz pracować z aplikacją na swoich tabletach. Dzięki szkoleniu i dostępowi do działu pomocy technicznej Wello Solutions, bardzo szybko rozpoczęli oni pracę z aplikacją. Byliśmy gotowi do działania w ciągu dwóch tygodni, wliczając w to szkolenie. To wprost niewiarygodne jak na aplikację, która miała tak duży wpływ na nasze funkcjonowanie”.
